Etkili bilgi aktarımı için ipuçları


Bir organizasyonda bilgiler, tepeden aşağı kademelere doğru akar. Alt basamaktan tepe yönetime doğru ise geri bildirim söz konusudur. Bu süreçte bilgiyi aktaran olarak, orta kademe yöneticiler önemli bir rol üstlenirler. Orta düzey yöneticiler, makro ve mikro değişkenleri izleyerek ve analiz ederek stratejiler üreten tepe yönetim ile saptanmış olan amaç ve politikaların etkin bir şekilde yürütülmesi için operasyonları gerçekleştiren alt kademe arasında köprü görevi üstlenirler. Bu köprünün sağlam, güvenilir, işler olması da organizasyonun sağlığı açısından son derece önemlidir.

Bilgi aktarma, özellikle çalışanlarınızı etkileyecek yeni bir politika ya da prosedür ortaya çıktığı zaman, amaçlarda ya da hedeflerde önemli değişiklikler yapıldığında, yönetim sizden çalışanlarınıza önemli bilgileri iletmenizi istediğinde önemlidir. Peki bilgi aktarma etkili bir şekilde nasıl yapılmalı?

* Uygun bir zaman ve yer saptayın.

- Herkesi alacak büyüklükte bir yer ayarlayın, salonun koşulların elverdiğince sessiz ve rahat olmasına özen gösterin.

- Orada olması gereken herkesin orada olabileceğinden emin olun.

- Herkesin sizi duyabileceğinden emin olun.

- Eğer görsel yardımcılar kullanacaksanız herkesin onları rahatça görmesini sağlayın.

- Herkesin nereye, ne zaman ve nasıl geleceğini bilmesini sağlayın.

* Aktaracağınız bilgiler için özenle hazırlanın.

- Düzenlemeniz istenen toplantının konusunu iyice anlayın. Eğer emin olamıyorsanız gerekli bilgiyi edininceye kadar toplantıyı erteleyin.

- Eğer gerekli ise görsel malzemeler kullanın. Bir şemaya ya da tahtaya yazılmış bir kaç kilit sözcük oldukça işinize yarayacaktır.

- Bir deneme atışı yapın. Önceden tanıdığınız ve güvendiğiniz birine konuyu anlatın ve yorumlarını isteyin.

* Herkesi karşılayın ve toplantı kurallarını belirtin.

- Herkesi karşılayın ve elinizden geldiğince onlara isimleri ile hitap edin.

- Toplantının ne kadar sürebileceğini ve nasıl yürütüleceğini açıklayın.

- Soruları ne zaman alacağınızı baştan kesin olarak belirtin.

* Konuyu kısaca ortaya koyarak başlayın.

Bir cümle ile katılanlara toplantının ne hakkında olduğunu anlatın. Cümleniz özlü olsun, konuyu dağıtmayın.

* Bilgiyi aktarın, mesajınız kısa ve dolaysız olsun.

- Eğer aktarmanız gereken bilgiler uzun ve karmaşıksa konuyu maddeler halinde anlatın. Her bir maddeden sonra bir ya da iki soru alın ve sonraki madde ile devam edin.

- Sık sık özet yapın.

* Yalnızca açıklama getirmek amacıyla soru sorulmasına izin verin.

Yalnızca toplantınızın konusu ile ilgili soruların tartışılmasını sağlayın. İnsanlar, konu ile ilgili olmayan kişisel görüşlerini de aktarmak isteyeceklerinden bunu gerçekleştirmek zor olabilir. Öte yandan bu görüşler de önemli olduğundan bir yere not edin ve bunları ayrıca ele alın.

* Tartışmayı özet yaparak sonuçlandırın.

Katılımcılara aktardığınız bilgilerin önemli noktalarını bir kez daha özet olarak belirtin. Böylece daha fazla akılda kalmalarını sağlayacaksınız.

* Malzemeleri dağıtın.

Katılanların isteyebileceği konu ile ilgili malzemeler varsa bunları dağıtın.

Kendinizi değerlendirin

* Tartışmaya ve sorulara ilişkin kuralları belirlediniz mi?

* Mesajınız kısa ve dolaysız mıydı?

* Tutamayacağınız sözler vermekten kaçındınız mı?

* Olumsuz yorumlar yapmaktan kaçındınız mı?

* Konunun özüne bağlı kaldınız mı?

* Soruların ve tartışmaların konu ile sınırlı kalmasına dikkat ettiniz mi?

* Yönetime ve elemanlarınıza bağlılığınızı gösterdiniz mi?

* Yanıtını bilmediğiniz bir soruya yanıt vermeye çabalamak yerine bilmediğinizi söylediniz mi?

* Herkesin konuyu anladığından emin olmak amacıyla sorular sordunuz mu?

#isletme #yonetim #gelisim #bilgi #iletisim #yonetici #girisimci

96 görüntüleme